Ruben Seiler

Eventmanager und Planer von Atlantismusic Veranstaltungen

Tipps zur Organisation eines Musikevents

Sie suchen ein Tutorial für die Ausrichtung Ihres Events? Hier eine paar Tipps und Erfahrungen, die ich bei Veranstaltungen mit meiner Agentur Atlantismusic gesammelt habe.

Mein Ratgeber hilft Ihnen bei den ersten Schritten. Hier erhalten Sie grundlegende Informationen über die Planung eines Festivals:

Konzept für das Event

Vor der Planung eines Musikfestivals ist es wichtig, dass man ein Konzept ausarbeitet. Halten Sie ihre Überlegungen schriftlich fest!

Zuerst sollte man sich die Frage stellen, welches Publikum angesprochen werden soll:

Diese Fragen spielen bei der Auswahl der Künstler eine entscheidende Rolle. Auch der Preis, die Wahl der Location, das Catheringangebot und die Sicherheitsmaßnahmen werden dadurch stark beeinflusst.

Ein weiterer Punkt ist Terminierung einer Veranstaltung. Sie brauchen genügend Vorlauf für Planung und Vorbereitungen. Je nach Art und Größe sollte man mindestens ein halbes Jahr im Voraus mit der Planung beginnen. Wählen Sie die passende Jahreszeit! Halten Sie die Augen nach möglichen Konkurrenzveranstaltungen offen! Berücksichtigen Sie Ferienzeit und Feiertage!

Booking fürs Konzert bzw. Festival

Das Buchen der richtigen Band ist eine Kunst für sich. Wer auf Erfolg setzt, sollte den persönlichen Musikgeschmack bei der Auswahl der Bands ausblenden. Hat man eine Liste interessanter Bands, sollte man sich über Verkaufszahlen und Besucherzahlen vergangener Konzerte informieren. (Was die richtig teuren Bands zum Vergleich kosten, kann man hier sehen). Zudem ist es von Vorteil, sich von den Live-Qualitäten zu überzeugen. Am Besten besucht man selbst Konzerte. Des Weiteren besteht die Möglichkeit im Internet nach Video-, Tonaufnahmen und Reviews zu suchen.
Bei der Auswahl der Künstler sollte man darauf achten, dass Diese nicht zeitnah in der näheren Umgebung auftreten. Es kann sich zudem positiv auswirken, wenn die Band möglichst zeitnah zum Veranstaltungstermin ein neues Album veröffentlicht, da durch Vorankündigungen und Werbung neue Aufmerksamkeit erregt wird.

Wurde eine passende Band gefunden, muss deren Bookingagentur kontaktiert werden. Die Kontaktdaten sind auf der Bandpage oder auf Fansites bei Sozialen Netzwerken wie MySpace oder Facebook unter der Kategorie "Booking" zu finden. Kleinere Bands vermarkten sich häufig selbst. Bandgagen sind gut gehütete Geheimnisse und werden nicht an die große Glocke gehangen. Eine grobe Vorstellung der Bandgage kann man anhand der Größenordnung der Konzerte in Kombination mit den durchschnittlichen Eintrittspreisen ableiten. Bands die im geplanten Zeitraum auf Tour sind, können in der Regel um einiges preiswerter gebucht werden.

Wenn Sie sich auf eine Gage einigen konnten, sollten sie eventuell anfallende Zusatzkosten beachten. Neben Hotel und Cathering fallen häufig weitere Posten an. Lesen Sie Vertrag, Technical Rider und Cathering Rider vorm Unterschreiben genau durch. Im Vertrag beispielsweise können Versicherungen gefordert werden, die Sie ursprünglich nicht eingeplant haben. Legen Sie die technischen Anweisungen dem beauftragten Veranstaltungstechnik-Unternehmen vor, um böse Überraschungen zu verhindern. Spezielle Wünsche beim Catering sollten ebenfalls in der Kostenkalkulation berücksichtigt werden.

Finanzierung des Musikfestivals

Ein wichtiger Schritt zur erfolgreichen Planung von Veranstaltungen ist eine Kostenübersicht. Überlegen Sie mit Bedacht, welche Fixkosten bei ihrem Event anfallen werden und vergleichen Sie Angebote:

Berücksichtigen Sie hierbei welche Mittel Ihnen zur Verfügung stehen!!!
Werben Sie Sponsoren an! In der Regel haben Sie die besten Chancen früh in einem Kalenderjahr, da das Jahresbudget der Unternehmen für PR häufig früh ausgeschöpft ist. Die Höhe der Sponsorengelder hängt von verschiedenen Faktoren wie zum Beispiel der Auflage von Flyern und Plakaten auf denen das Firmenlogo abgebildet wird oder dem Bekanntheitsgrad der Künstler. Tipp: Mit steigender Auflage werden Flyer immer günstiger pro Stück. Gute Angebote gibt es z.B. hier, oder man kennt eine günstige Druckerei. Vereine können bei der Organisation von Veranstaltungen gegebenenfalls auch Zuschüsse der Stadt oder Kommune beantragen.

Wenn Sie sich einen Überblick über Ihre Mittel und die anfallenden Kosten verschafft haben sollten Sie Ihre Preise (Eintritt, Getränke, etc.) ausarbeiten. Greifen Sie auf Erfahrungswerte zurück, orientieren Sie sich an vergleichbaren Veranstaltungen, berücksichtigen Sie Ihre Kosten und bleiben Sie realistisch! Sind die Preise festgelegt, können Sie auch den Break-Even-Point (BEP) Ihrer Veranstaltung ermitteln. Der BEP gibt die Anzahl der zahlenden Gäste an, die Sie zur Deckung sämtlicher Kosten benötigen. Summieren Sie alle Kosten und ziehen Sie Einnahmen wie zum Beispiel Sponsorengelder oder Standgebühren für externe Catherer ab. Dividieren Sie die ungedeckten Kosten mit dem Eintrittspreis.

Beispiel.:

Ein Festival hat Fixkosten von 15.000 € und der Eintrittspreis liegt bei 15,00 €.
Das Cathering übernimmt eine externe Firma und zahlt dafür insgesamt 3.500 € Standgebühren. Durch Sponsoren werden 4.000 € eingenommen.

BEP = Fixkosten - Einnahmen / Eintrittspreis
= 15.000 € - 7.500 € / 15,00 €
= 500

Ab 500 Besuchern sind alle Kosten gedekt und die Veranstaltung wirft Gewinn ab.

 

Location für ein Konzert

Die Auswahl einer geeigneten Location legt den Grundstein zum Erfolg einer Veranstaltung.

Indoor oder Open Air?

Open Air Konzert

Ein Open Air ist stets auf Gedeih und Verderb dem Wetter ausgesetzt. Durch ermäßigte Vorverkaufspreise, kann diese Abhängigkeit eingeschränkt werden. Bei schlechtem Wetter, kommt es umso mehr auf das Angebot an. Für die Lieblingsband stellt sich ein Fan auch gerne mal in den Regen, ist er jedoch nicht zu 100% vom Line-Up überzeugt, wird er eher zuhause bleiben. Außerdem sind die Kosten für eine Veranstaltung im Freien oft wesentlich höher. Es muss erst eine geeignete Infrastruktur aufgebaut werden! Stromversorgung, Bühne, Absperrungen, Toiletten, Stände etc. müssen eingerichtet werden und das ist häufig mit hohen Kosten verbunden.
Vorteile sind die enormen Besucherkapazitäten, die Hallen nur selten bieten können. Durch Absperrungen ist es relativ kurzfristig möglich auf erwartete Besucherzahlen zu reagieren, bei Bedarf das Gelände zu vergrößern oder zu verkleinern. Das typische Open Air - Feeling ist unschlagbar!

Indoor Veranstaltung

Indoor -Events sind weitgehend wetterunabhängig. Lediglich Eis- und Schneeglätte wirken sich negativ auf Besucherzahlen aus. Durch die Wetterunabhängigkeit, steht im Gegensatz zu einer Freiluftveranstaltung das ganze Jahr zur Verfügung. Veranstaltungshallen bieten eine gute Infrastruktur, was Kosten spart.
Zu beachten sind Auflagen, die man häufig in Hallen hat. Viele Veranstaltungshallen sind z. B. an Getränkeanbieter gebunden, deren Preise häufig deutlich über dem freien Markt liegen.

Der Bekanntheisgrad einer Location ist für die Bewerbung einer Veranstaltung von großer Bedeutung. Ist ein Veranstaltungsort relativ unbekannt, sollte man ihn in der Werbung erläutern. Nutzt man einen Zusatz wie z. B. "nähe Bahnhof", kann dies dazu führen, dass die Aufmerksamkeit der Betrachter steigt. Besser ist es jedoch wenn der Name einer Location in aller Munde ist und die Anfahrt bekannt. Ein Weiteres Auswahlkriterium stellt die Lage dar. Eine gute Anbindung zu öffentlichen Verkehrsmitteln ist für eine überregionale Veranstaltung unerlässlich. Sind diese Einrichtungen zu weit entfernt, gilt es einzuschätzen, ob beispielsweise das Shutteln mit Hilfe von Bussen (trotz der entstehenden Kosten) Vorteile bringen kann. Diejenigen, die mit dem Auto anreisen, benötigen Ausreichend Parkplätze.

 

Es wird ernst: Organisation eines Festivals

Arbeitsvorgänge lassen sich mit Hilfe einer Checkliste strukturieren. Zu Beginn werden alle Dinge, die im Zusammenhang mit dem Event zu erledigen sind, notiert. Für die Erledigung einzelner Punkte wird ein zeitliches Limit gesetzt. Mit Hilfe der Fälligkeiten, werden die Tätigkeiten zeitlich chronologisch geordnet. Ist eine Aufgabe erledigt, wird sie abgehakt. Dieses simple Prinzip verschafft einen Überblick und hilft dabei nichts zu vergessen.

Das Personal richtig zu koordinieren ist eine Herausforderung, die durch eine sinnvolle Aufgabenverteilung zu meistern ist. Die verschiedenen Tätigkeitsfelder sollten in Gruppen aufgeteilt werden. Leitbefugte, die in der Lage sind, ihre Mitarbeiter kompetent zu beaufsichtigen und den Überblick über die Lage behalten, dienen als Bindeglied zwischen Veranstalter und Helfern. Wichtig ist dabei, dass die Kommunikation stimmt und auftretende Probleme zügig besprochen und gelöst werden. Am Veranstaltungstag sollte in einer Time Table festgelegt werden, welche grundlegenden Arbeiten zu welcher Zeit erfolgen und wer die Verantwortung für die pünktliche Ausführung trägt.
Am besten hält man das auf einer großen Tafel vor Ort fest. Mit auswischbaren Kreidestiften (hier zum Beispiel) kann man in mehreren Farben die wichtigen Details und Abläufe skizzieren. So kann man alle wichtigen Punkte für alle sichtbar festhalten und ggfs. auch schnell korrigieren.

Ein Stage Manager beispielsweise koordiniert die Stage Hands und trägt die Verantwortung, den Zeitplan der Bands und Umbauten, einzuhalten. Verspätet sich ein Künstler, muss eventuell kurzfristig die Reihenfolge geändert werden, damit das Veranstaltungsende nicht verschoben wird. Er muss einen Überblick über die Technik haben und sicherstellen, dass diese zur Verfügung steht, sobald sie benötigt wird. Weitere Tätigkeitsbereiche in denen sich der Einsatz von Leitbefugten anbietet sind z. B. Gastronomie und Sicherheit. Die Anzahl und Bereiche der Führungskräfte sollten auf die Veranstaltung abgestimmt werden.

Catering

Jede Band freut sich, wenn Sie ein leckeres Catering am Veranstaltungsort bekommt. Wenn man ein Konzert plant und organisiert, sollte man sich darüber im Klaren sein, dass viele Bands wochenlang unterwegs sind und teilweise sehr müde und hungrig an der jeweiligen Location ankommen. Um die Laune der Band aufzuheitern reicht meistens bereits ein gekühlter Bierkasten, aber manchmal muß man sich etwas Besonderes einfallen lassen.

Jeder Veranstalter sollte auch immer im Auge behalten, dass Bands sich wohl fühlen müssen, um abends einen richtig tollen Gig abzuliefern. Das wiederum steigert den Wert der Location. Gute Konzerte sprechen sich durch Mundpropaganda herum und beim nächsten Mal kommen noch mehr Besucher. So kann man sich als Live Veranstalter einen guten Ruf erarbeiten. Wenn Bands und Zuschauer zufrieden sind, werden auch immer mehr Bands auf den Veranstalter zukommen.

Mit den Jahren wächst so eine tolle, unverwechselbare Live-Location heran, die regional und über die Grenzen hinaus zu einem gefragten Standort wird.

Marketing

Um einen Event zu bewerben, wird zuerst ein geeigneter Veranstaltungsname benötigt. Ein einzigartiger Name steigert den Wiedererkennungswert. Diesen beim Patent- und Markenamt (DPMA) als Marke einzutragen, gewährt das Recht zur alleinigen Führung des Namens. Neben der Unverwechselbarkeit sollte man auf gute Einprägbarkeit achten.

Die Gestaltung der Werbung spielt zudem eine wichtige Rolle. Die Kunst dabei ist, alle relevanten Informationen auf einen Blick zu liefern. Das Design sollte sich von der Konkurrenz absetzen und einen hohen Wiedererkennungswert besitzen.

Die Verbreitung von Plakaten, Flyern, Bannern etc. ist mit einem relativ hohen Arbeitsaufwand und/oder Kosten verbunden. Vor dem öffentlichen Plakatieren muss eine Genehmigung erfolgen! Diese erhält man beim zuständigen Ordnungsamt. Es ist möglich sehr gezielt zu werben und somit die gewünschte Zielgruppe anzusprechen.

Das Internet bietet eine riesige Werbeplattform. Eine übersichtliche Homepage mit allen notwendigen Infos schafft ein gutes Fundament. (Kann man z.b. bei 1und1 ganz leicht erstellen). Dieses sollte mit Hilfe von sozialen Netzwerken, themenbezogenen Foren und Communities ausgebaut werden. Onlinewerbung ist günstig und lässt sich mit recht geringem Kosten- und Arbeitsaufwand streuen.

Annoncen in Zeitungen und Zeitschriften sind eine gute Ergänzung zu modernen Werbeträgern. Mit Zeitungen erreicht man auch ein älteres Publikum, das mit der Nutzung sozialer Netzwerke häufig nicht vertraut ist. In Musikfachzeitschriften kann man beispielsweise Aufmerksamkeit bei einer ganz bestimmten Zielgruppe erzeugen. Ähnlich verhält es sich mit dem Hörfunk, der zudem tagesaktuell sehr viele Menschen erreicht.

Ich hoffe meine Tipps helfen Euch weiter beim Planen Eurer Veranstaltung! Denkt daran, dass so gut wie alles von Eurer sorgfältigen Planung abhängt!

Eurer Ruben

PS: Spätestens wenn es so aussieht und die ganze Location rockt, wisst Ihr, dass Ihr es geschafft habt:

Die Band rockt auf der Bühne